Organisasi

56. PENGORGANISASIAN PERKANTORAN

         1.    Pengorganisian terhadap office service

Dalam pengertianya yang umum organisasi  adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apa pun.

Organisasi adalah juga sistem. Sistem yang berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan , yaitu sekelompok orang , kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun dari kelompok orang. Orang-orang ini melakukan kerjasama, dan kerjasama  itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang mereka setujui bersama.

          Kerjasama di antara orang-orang  dlam organisasi menyangkut beberapa segi lainnya di sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu harus dapat berkomunikasi  satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘ communication’ sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya agar tujuan organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam pelaksanaan  kerjasama  itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan keselarasan  di antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi. Dengan adanya koordinasi dapatlah  dihindarkan adanya kekacauan , percekcokan , kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.

Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh , maka tataraga organisasi itu harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisiensi dan sehat. Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap perbandingan yang terbaik antara usaha sengan hasil kerjanya.

Setiap organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai . Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan . Segenap pekerjaan itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu fungsi  adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan suatu urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain.

Demikianlah tujuan organisasi dengan tahap kelanjutanya di atas merupakan serangkaian ketergantungan  yang untuk lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :

Tujuan → Pekerjaan  →Fungsi  →Tugas →  Pelimpahan Wewenang → Permintaan Tanggung Jawab  → Kewajiban Bertanggung Jawab.

Tangung jawab terakhir  mengenai penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di atas pundak pihak pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan organisasinya.

→Glenn W, Howard dan Edward Masonbrink (Administration of Physical Education, 1963) mencatat bahwa kantor sebagai pusat  aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu :

- ruang studi dan kerja (a work and study room ),

- suatu ruang konperensi ( aconference room ) ,

- suatu ruang perundingan ( a negotiating room ),

- suatu pusat informasi ( an information center),

- suatu pusat pelayanan ( a service center ),

- suatu ruang warkat ( a room of records),

- suatu ruang penerima tamu ( a reception room),

- dan seringkali semata-mata sebagai suatu lambang status ( a symbol of status).

Sebagai contoh sebuah perusahaan  dapt mempunyai struktur organisasi  yang dapt digambrkan sebagai berikut :

PUCUK PIMPINAN

①Bagian Produksi

②Bagian Marketing

③Bagian Accounting

 ④Unit OfficeManager

Dengan demikian , dalam praktek perusahaan wewenang koordinasi dan tugas pelayanan office manager itu dapat digambarkan demikian :

PUCUK PIMPINAN

①Bagian Produksi - kantor pabrik A & kantor pabrik B

②Bagian Marketing - kantor penjualan

③Bagian Accounting - kantor keuangan

④Unit Office Manager - juru- juru tata usaha

→Berhubungan dengan pelayanan perkantoran yg tidak hanya berjalan dalam lingkungan kantor tidak hanya  seseorang office manager saja , melainkan menjangkau sampai seluruh unit-unit lainnya dalam organisasi, maka pengorganisasian perlu mengikuti asaz-asaz petunjuk dari simmons yg berikut :

a.       Pola atau tataraga organisasi bagi sesuatu kantor  bergantung pada besarnya kantor itu.

b.      Sesuai dengan kecenderungan organisasi yg mungkin terus berkembang dari waktu ke waktu ( misalnya sebuah perusahaan yg selalu meningkat hasil penjualanya ).

c.       Pengorganisasian terhadap sesuatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu para juru tatausaha menuju ke atas.

d.      Bilamana sesuatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu diadakan para pemimpin kelompok kerja( group leader) yg bertindak sebagai pembantu pelaksana meupun sebagi pengawas.

e.       Rentangan control dariseseorang yg telah pengawas terhadap pegawai bawahan dala sesuatu kantor hendaknya berkisar pada 6 orangsesuai dengan sederhana atau rumitnya pekerjaan.

f.       Dalam setiap kantor yg telah cukup berkembang, tingkat jenjang organisasi yg diciptakan hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat.

g.      Dalam sesuatu kantor perlu diangkat wakil manager  untuk memikul tugas bilamana manager tidak dapat menghadiri pertemuan lainnya.

→Mengenai pola pembagian kerja  di antara para pegawai dalam bidang tatausaha , pada umumnya menurut C. L Littlefield dan R. M . Peterson ( Modern Office Management, 1956) dikenal dengan 2 macam rencana :

1.Rencana Urutan (serial plan)

2.Rencana Sejajar (Paraflel Plan)

2)Sentralisasi Dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran

Dalam hubunganya dengan organisasi keseluruhanya maka pengorganisasian tatausaha dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran (desentralisasi).

a)      Asas Pemusatan

Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yg bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yg berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yg memikul pekerjaan-pekerjaan operatif.

b)     Asas Pemencaran

Berdasarkan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yg terdapat dalam lingkunganya sendiri.

→Untuk  dijadikan  pedoman dalam  menerapkan kedua asas itu pada setiap organisasi kantor, kepustakaan dan praktek administrasi perkantoran di luar negri umumnya menetapkan pengertian tentang fungsi-fungsi pelayanan yg bersifat pusat ( central service functions). Fungsi-fungsi ini kemudian dilembagakan  menjadi central service units (satuan-satuan pelayanan pusat). Menurut Littlefield dan Peterson, segi-segi tatausaha yg seringkali dibentuk menjadi satuan pelayanan pusat itu ialah aktivitas-aktivitas:

-mail (pengiriman surat-surat)

-files ( pemeliharaan berkas-berkas)

-transcription ( tata hubungan)

-duplicating (penggandaan warkat)

-tabulating(pendaftaran)

-reception  (penerimaan tamu)

Supplies ( pengadaan material tatausaha)

-building service (pelayanan yg menyangkut pergedungan).

Cara pengorganisasian tersebut di atas merupakan jalan tengah di antara 2 kutub pelaksanaan sentralisasi sepenuhnya dan desentralisasi seluruhnya dalam bidang tatausaha.

Menurut Geoffrey Mills dan OliverStandingford (office Organization and Method, 1978), spesialisasi dalam pekerjaan perkantoran hanya boleh dijalankan untuk mencapai salah satu dari tujuan-tujuan yang berikut :

a.       To separate different skills ( Memisah-mesihkan keterampilan-keterampilan yang berlainan).

b.      To separate simple from complex tasks (Memisahkan tugas yang sederhana dari tugas yang rumit).

c.       To use specialized knowledge (Mempergunakan ppengetahuan khusus).

d.      To permit independent checking (Memungkinkan pemeriksaan  tersendiri).

e.       To prevent fraud (Mencegah kecurangan).

2)   Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretaris.

Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris. Untuk jelasnya kadang-kadang juga disebut sekretaris pribadi (private secretary) apabila ia menyelenggarakan surat-menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinanya.

Menurut sebuah buku pegangan  singkat yang disiapkan oleh 2 penulis Filiphina, istilah “secretary” diartikan sebagai:

“an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors, checks or reminds her chief of his official engagements or appointments and performs many other related duties that increase the effectiveness of the chief”.

(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat , menerima tamu-tamu , memerikasa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibanya yang resmi atau perjanjianya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu.)

 Perkataan Inggris “secretary” itu berasal dari kata Perancis kuno “secretaire” yang pada giliranya berasal dari bahasa latin, yaitu:

-secretarium/secretaries : artinya a confidential officer ( seorang pejabat yang dipercaya menyimpan rahasia).

-secret-us : artinya secret (rahasia).

Jadi  pada permulaanya sekretaris adalah seseorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.

Akhirnya tugas sekretaris  itu dapat diperluas dengan segi-segi tatausaha lainnya sepertin misalnya memelihara dokumen-dokumen, menyambung  atau menerima telepon, mencatat perjanjian-perjanjian dari kepalanya, atau menyusun risalah-risalah rapat.

Sebagai sekedar contoh mengenai sekretaris yang mempunyai peranan sebagai manager dapatlah dikemukakan jabatan-jabatan yang sebagai berikut:

a)      Sekretaris jenderal pada tingkat internasional.

b)      Secretary di tingkat pemerintahan nasional Amerika Serikat.

c)      Sekretaris pada tingkat lokal.

Pada pokoknya sekretaris adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tatausaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretaris juga tampak meluas sehingga sering-sering meliputi bidang-bidang kepegawaian , keuangan, perbekalan, dan hubungan masyarakat.

→Ciri-ciri yang diperlukan untuk menjadi sebuah sekretaris adalah sebagai berikut:

-Sincerity (kesungguhan, yaitu minat yang sungguh-sungguh terhadap pekerjaan, atasan, perusahaan, dan masa depannya)

-Dedication (pengabdian, yaitu kesanggupan menyisihkan  kepentingan pribadi untuk  urusan kantornya)

-dan Ambition (cita-cita , yaitu menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk menacapai tujuan itu).

57. PENGORGANISASIAN MODERN

Teori organisasi modern mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu sitem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, tetapi organisasi adalah suatu system terbuka yang harus, bila ingin mempertahankan kelangsungan hidupnya, menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungannya.

Teori modern adalah multidisiplin dengan sumbangan dari berbagai bidang sisiplin limu pengetahuan. Interaksi dinamis antar proses-proses, bagian-bagian dan fungsi-fungsi dalam suatu organisasi, maupun dengan organisasi lain, dan dengan lingkungan, merupakan inti pembahasan teori modern.

DASAR PEMIKIRAN PENGORGANISASIAN MODERN

Teori organisasi dan manajemen modern dikembangkan sejak tahun 1950, walaupun beberapa tulisan telah di buat sebelumnya.

Teori modern dalam banyak hal mendasar berbeda dengan teori klasik..

Pertama : teori klasik memusatkan pandangannya pada analisa dan deskripsi organisasi.

Teori modern, dengan tekanan pada perpaduan dan perancangan, menyediakan pemenuhan suatu kebutuhan yang menyeluruh.

Kedua : ilmu pengetahuan klasik telah membicarakan konsep koordinasi, skalar dan vertical. Teori neoklasik, sebenarnya bukan teori, mengubah teori klasik dengan menekankan pentingnya aspek perilaku manusia dalam organisasi.

Teori modern bisa disebut sebagai teori organisasi dan manajemen umum yang memadukan teori klasik dengan konsep-konsep yang lebih maju.

Teori modern menyebutkan bahwa kerja suatu organisasi adalah sengat kompleks, dinamis, multilevel, multidimentional, multivariable, dan probabilistik.

Sebagai suatu system, organisasi terdiri atas 3 unsur :

(1) unsure strukturyang bersifat makro (2) unsure proses yang juga bersifat makro dan (3) unsur prilaku naggota organisasi yang bersifat mikro.

Teori Sistem Umum

Teori system umum merupakan suatu aspek analisis organisasi yang berusaha untuk menemukan kaidah-kaidah umum organisasi yang berlaku universal.

Tujuan teori sistem umum adalah penciptaan suatu ilmu pengetahuan organisasional universal dengan menggunakan elemen-elemen dan proses-proses umum seluruh system sebagai titik awal.

                                                          

58. PENGORGANISASIAN PANITIA 

1). BENTUK PENGORGANISASIAN PANITIA

Pengertian dan Karakteristik Organisasi Panitia atau Komite

Istilah panitia sering disamakan dengan istilah komite, komisi, gugus tugas ( task force atau task group ). Telepas dari istilah itu mengandung pengertian yang sama, yaitu sekelompok orang kepada siapa sejumlah persoalan dibeban kan. Jadi yang dimaksud dengan panitia atau komite adalah sekelompok orang yang ditunjuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak dapat diselesaikan seseorang (pejabat/pimpinan) atau boleh beberapa orang(dewan).
Namun suatu panitia ada bermacam-macam, tergantung dari jenis dan sifat tugas atau kegiatan yang dijalankan. Ada yang mempergunakan nama panitia kerja(panja), panitia khusus(pansus), panitia perumus, panitia penyelesaian perburuhan pusat atau daerah (P4P/P4D), komisi APBN DPR. Ada ula yang mempergunakan nama dari pejabat ketua dari panitia tersebut, misalnya panitia daryatmo. Nama suatu panitia dapat juga diambilkan dari jumlah anggota yang duduk dalam panitia, misalnya panitia 9, karena jumlah anggota yang duduk dalam panitia berjumlah 9 orang.
Nama bukanlah masalah yang prinsip karena mempergunakan nama apapun, tugas panitia adalah untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak dapat diselesaikan sendiri oleh seseorang atau beberapa orang yang ada dalam suatu kelompok (dewan).
Wewenang yang dimiliki oleh panitia berbeda-beda. Ada panitia yang mempunyai wewenang untuk mengambil fungsi-fungsi managemen. Ada panitia yang berhak membuat keputusan, tetapi ada pula yang buat keputusan. Ada panitia yang bertugas untuk memberikan rekomendasi kepada pimpinan/manajer. Dapat yang dikatakan bahwa wewenang yang diberikan kepada panitia ada berbagai macam.
Apabila dilihat dari bentuk organisasi, panitia adalah suatu bentuk organisasi staff tertentu tampa memiliki cirri-ciri lain. Panitia juga merupakan kelompok orang-orang yang diberi tugas untuk melaksanakan tindakan administrative yang khusus, dan dalam pelaksanaan nya menunjukkan sebagai staff(staff khusus) atau sebagai executive(executive commite). Berdasarkan wewenang yang diberikan kepada panitia, panitia dapat dibedakan menjadi panitia executive dan panitia staff. Dinamakan panitia executive apabila panitia itu diberi wewenang untuk mengambil keputusan, dan keputusan itu mengikat para bawahan. Hal ini berarti bawahan harus memberikan pertanggung jawaban kepada panitia. Dinamakan panitia staff apabila panitia itu tidak diberi wewenang untuk mengambil keputusan. Dalam hal ini panitia hanya bertindak sebagai pemberi advis saja.
Menurut sifatnya, panitia dapat dibedakan menjadi panitia yang bersifat formal, panitia yang bersifat informal, panitia yang bersifat permanen dan panitia yang bersifat temporer.

59. PENGORGANISASIAN POLITIK

Organisasi politik adalah organisasi atau kelompok yang bergerak atau terlibat dalam proses politik dan dalam ilmu kenegaraan dan secara aktif berperan dalam menentukan nasib bangsa tersebut. Dalam pengertian yang lebih luas suatu organisasi politik dapatpula dianggap sebagai suatu sistem politik jika memiliki sistem pemerintahan yang lengkap.

Sistem politik adalah subsistem dari sistem sosial,pendekatan sistem melihat keseluruhan interaksi yang ada dlam suatu sistem yakni suatu unit yang relatif terpisah dari lingkungan-lingkungan dan memiliki hubungan yang relatif tetap diantara element-element pembentuknya. Hubungan antara berbagai lembaga negara sebagai pusat kekuatan politik misalnya merupakan suatu aspek,sedangkan peranan partai politik dan kelompok-kelompok penekan merupakan bagian lain dari suatu sistem politik.

Organisasi politik merupakan bagian dari suatu kesatuan yang berkepentingan dalam pembentukan tatanan sosial pada suatu wilayah tertentu oleh pemerintahan yang sah. Organisasi ini dapat menciptakan suatu bentuk struktur untuk diikuti.

Politik adalah seni dan ilmu dalam meraih kekuasaan secara konstitusional maupun nonkonstitusional contohnya membuat partai politik. Di Indonesia banyak sekali partai-partai yang membantu masyarakat. Partai politik disebut juga lembaga politik. Secara awam lembaga politik berarti suatu organisasi,tetapi lembaga bisa juga merupakan suatu kebiasaan atau perilaku yang terpola. Dalam konteks ini suatu organisasi adalah suatu perilaku yang terpola dengan memberikan jabatan pada orang-orang tertentu untuk menjalankan fungsi tertentu demi pencapaian tujuan bersama,organisasi bisa formal maupun informal. Lembaga politik adalah perilaku politik yang terpola dalam bidang politik.

Masyarakat adalah tokoh utama dalam organisasi politik,misalnya pemilihan pejabat yakni proses penentuan siapa yang akan mendudukin jabatan tertentu dan kemudian menjalankan fungsi tertentu. Masyarakat berhak untuk berpartisipasi dalam kegiatan politik.

Perilaku-perilaku politik adalah perilaku yang dilakukan oleh insan atau individu atau kelompok guna memenuhi hak dan kewajiban sebagai insan politik. Seseorang individu/kelompok diwajibkan oleh negara untuk melakukan hak dan kewajibannya guna melakukan perilaku politik.

Sebagai contoh organisasi adalah membuat partai politik yang diartikan sebagai sekelompok orang yang terorganisir yang anggota-anggotanya mempunyai orientasi,nilai-nilai dan cita-cita yang sama. Tujuan kelompok ini ialah untuk memperoleh kekuasaan politik dan merebut kedudukan politik,biasanya dengan cara konstitusional untuk melaksanakan kebijakan-kebijakan mereka.

60. PENGORGANISASIAN PROFESI DAN KODE ETIKA PROFESI

                                      

A.            Pengorganisasian Profesi

                Sebelumnya kita telah membahas apa pengertian profesi dari sudut pandang penulis, jadi mungkin telah terbesit dalam pikiran kita "apa itu organisasi profesi". Dalam keseharian orang awam menganggap bahwa organisasi profesi adalah suatu kumpulan profesi yang terintegrasi dengan baik.

                Berikut opini terhadap pengertian organisasi profesi yang bisa penulis curahkan dan dibawah ini juga ditambahkan pengertian organisasi profesi yang digunakan secara umum, Sehingga keduanya bisa dibandingkan.

Menurut Pribadi	Menurut Pengertian Umum
Organisasi profesi merupakan suatu kelompok yang terorganisir baik segala sistem yang  terdahulu, sekarang, sampai yang akan datang, yang dimana beranggotakan oleh para orang berprofesi yang dituntut untuk profesional. Sehingga apabila semua elemen tersebut disatukan akan membentuk suatu organisasi sistem kerja yang baik	Organisasi profesi merupakan organisasi yang anggotanya adalah para praktisi yang menetapkan diri mereka sebagai profesi dan bergabung bersama untuk melaksanakan fungsi-fungsi sosial yang tidak dapat mereka laksanakan dalam kapasitas mereka seagai individu.

B.            Kode Etika Profesi

                Merupakan Prinsip-prinsip umum yang dirumuskan dalam suatu profesi yang dimana  akan berbeda satu dengan yang lainnya. Hal ini disebabkan perbedaan adat, kebiasaan, kebudayaan, dan peranan tenaga ahli profesi yang didefinisikan dalam suatu negar tidak sama.

                Adapun yang menjadi tujuan pokok dari rumusan etika yang dituangkan dalam kode etik profesi adalah:

Standar-standar etika menjelaskan dan menetapkan tanggung jawab terhadap klien, institusi, dan masyarakat pada umumnya

Standar-standar etika membantu tenaga ahli profesi dalam menentukan apa yang harus mereka perbuat kalau mereka menghadapi dilema-dilema etika dalam pekerjaan

Standar-standar etika membiarkan profesi menjaga reputasi atau nama dan fungsi-fungsi profesi dalam masyarakat melawan kelakuan-kelakuan yang jahat dari anggota-anggota tertentu